Le riunioni improduttive possono costare a un’azienda 130 milioni di dollari l’anno

Quante ore passate in riunione si trasformano davvero in decisioni, progressi, risultati concreti? Secondo un nuovo studio globale di Jabra, condotto su oltre 2.300 professionisti, la risposta è meno rassicurante di quanto si pensi. Il 58% del tempo dedicato ai meeting settimanali viene percepito come superfluo, l’equivalente di 26 giornate lavorative perse ogni anno per ciascuna persona. In un’azienda con circa 5.000 dipendenti, tra riunioni inefficaci e problemi tecnologici, la perdita stimata in produttività raggiunge i 130 milioni di dollari l’anno.

Quando è la tecnologia a peggiorare le cose

Una parte consistente del problema riguarda gli strumenti utilizzati, non solo il modo in cui vengono organizzati gli incontri. Il 75% dei meeting ibridi e il 52% di quelli completamente virtuali sono colpiti da malfunzionamenti legati ad audio, video o connettività. Nelle riunioni ibride, le interruzioni tecniche costano in media undici minuti a sessione, per un totale di tre giornate lavorative perse a persona ogni anno. Le aziende con oltre 1.000 dipendenti sono le più esposte: perdono l’82% di tempo in più rispetto a quelle con meno di 50 lavoratori, complice l’uso di sale riunioni attrezzate in modo meno omogeneo.

Chi paga di più il prezzo dell’inefficienza

Lo studio evidenzia anche un aspetto meno visibile, ma altrettanto rilevante: l’impatto delle riunioni ibride non è distribuito allo stesso modo tra tutti i partecipanti. Circa metà di chi lavora da remoto racconta di sentirsi trascurato o interrotto durante gli incontri, con donne e dipendenti junior colpiti in misura sproporzionata. Le donne hanno il 16% di probabilità in più di sentirsi escluse dalle conversazioni quando partecipano da remoto, i dipendenti junior arrivano addirittura al 26% in più. Un dato che chi si occupa di equità organizzativa e sviluppo dei talenti dovrebbe considerare con attenzione, perché una cultura dei meeting poco inclusiva finisce per riflettere, e in parte amplificare, squilibri già presenti nell’organizzazione.

Il “debito di riunioni” che si accumula nel tempo

I dati raccontano anche un effetto a catena. Il 66% dei partecipanti lascia regolarmente un incontro senza indicazioni chiare sui passi successivi, e questo genera nel 59% dei casi la necessità di un ulteriore momento di follow-up. A rendere il quadro ancora più critico è il fattore emotivo: l’87% dei lavoratori dichiara un certo livello di ansia legato alle riunioni, un dato che secondo lo studio è direttamente collegato alla qualità dei risultati ottenuti. Chi vive gli incontri con apprensione frequente tende infatti a concluderli con esiti meno chiari, alimentando quello che i ricercatori definiscono un vero e proprio “debito di riunioni” che si accumula silenziosamente all’interno delle organizzazioni.

Perché il problema non si risolve solo con la tecnologia

Come sottolinea Holger Reisinger, senior vice president della divisione video enterprise di Jabra, trattare le riunioni improduttive come un semplice fastidio, invece che come un rischio finanziario concreto, è probabilmente l’errore di fondo. È un punto che tocca da vicino chi si occupa di organizzazione aziendale e cambiamento culturale: la cultura dei meeting non è un tema puramente operativo, ma il riflesso di come un’azienda distribuisce attenzione, autorità e spazio di parola al proprio interno. Non a caso, in Euren il tema ricorre spesso nei progetti di management consulting e change management, dove ripensare il modo in cui le persone si incontrano e decidono insieme diventa parte integrante di un percorso di trasformazione organizzativa più ampio.

L’intelligenza artificiale non basta a sistemare un meeting fallimentare

Il paradosso emerso dallo studio è che, mentre le aziende puntano sempre più sull’intelligenza artificiale per migliorare la produttività, tre lavoratori su quattro hanno già provato strumenti IA per trascrizioni e riassunti, ma meno di uno su tre li utilizza con regolarità. Il limite, secondo la ricerca, non è la tecnologia in sé, ma le condizioni in cui viene utilizzata: audio scadente e conversazioni poco chiare riducono drasticamente l’utilità di questi strumenti. Come conclude Reisinger, l’IA può valorizzare una riunione ben gestita, ma non può sistemarne una che, alla base, non funziona.